· Nuestra Promesa ·

Bci se compromete a honrar siempre el cumplimiento de los compromisos, acuerdos comerciales y contratos adquiridos. Estos compromisos incluyen acuerdos tales como los volúmenes de compras acordados, pagos oportunos, entre otros.

Bci se compromete a ser transparentes en toda interacción con sus proveedores, promoviendo procesos de compra ágiles y objetivos. También a ser transparentes en la manera de comunicarse, siempre informando claramente sus requerimientos de productos y/o servicios que solicita y las condiciones de cierre de los mismos.

Bci se compromete a que todos los proveedores que operan con la Corporación serán tratados en igualdad de condiciones con corrección, equidad y objetividad, evitando toda suerte de discriminación, favoritismo o preferencias personales que no estén fundadas en aspectos objetivos propios e inherentes al negocio que los vincula con la empresa.

Así mismo, todos los proveedores tendrán igualdad de oportunidad para que oferten sus productos o servicios al Bci en un proceso de compra determinado y para ser pagados con igualdad de condiciones en cuanto a cumplimiento de estándares de tiempo de pago.

Bci se compromete a brindar un trato cordial y diligente fomentando siempre una relación basada en el respeto y la cercanía.

Bci se compromete a ser formal en su trato y relación con proveedores, dejando por escrito los acuerdos adquiridos, entregando los documentos necesarios en el momento debido y cumpliendo siempre con los procedimientos y políticas de compra definidos internamente.

Bci se compromete a atender consultas o inquietudes de la manera más oportuna posible y siempre con buena disposición. Para esto, cuenta con los canales formales detallados en este documento que le permiten mejorar la relación con sus proveedores.

ESCUCHA A PROVEEDORES

Adicionalmente y para trabajar de una manera más cercana, el banco se compromete a escuchar en forma sistemática y profesional a sus proveedores atendiendo preocupaciones, sugerencias y reclamos, y así mejorar continuamente la relación. Para este propósito, se invita periódicamente a que los proveedores asistan las instancias de escucha que el banco pone a disposición, tales como talleres de RSE, desayunos, entre otros.

Bci se compromete a informar, difundir y capacitar a sus colaboradores sobre las políticas y compromisos contenidos en este manual, entregando los lineamientos que garanticen objetividad, transparencia y excelencia en el trato entre el banco y sus proveedores.

Bci se compromete a actuar siempre bajo el marco de su Código de Ética vigente y en específico:

• Cuidar la propiedad intelectual de sus proveedores: ideas, material de trabajo,  capital humano, entre otros.
• Abstenerse de aceptar regalos o incentivos que influencien sus decisiones de negocio.
• Evitar cualquier tipo de conflicto de interés que pueda anteponer prioridades personales a las de sus proveedores o la Corporación Bci.
• Prohibir el uso de Proveedores Bci para compras de carácter personal.
• Prohibir el uso de presión inadecuada de parte de algún colaborador Bci, de manera que el proveedor se sienta en una posición desfavorable.

Existe conciencia en la Corporación que pagar de manera oportuna y expedita a los proveedores es fundamental para la buena gestión de los flujos financieros de la empresa proveedora, y es por eso que procura tener un proceso de pago cada vez más ágil y eficiente que le permita pagar de la manera más oportuna posible y de acuerdo a las condiciones pactadas.

SELLO PRO PYME

Como muestra de su compromiso con las PYMES, Bci se transformó en la primera empresa del país en obtener el sello Pro Pyme el año 2011, que reconoce a las compañías que pagan a sus proveedores PYMES en un plazo no mayor a 30 días corridos desde la recepción conforme de la factura.

PAGO EN 7 DÍAS

Adicionalmente y porque tiene como objetivo ser la empresa referente en Experiencia Proveedores, su compromiso es pagar un mínimo del 95% de los pagos dentro de los 7 días posterior a la recepción conforme de la factura.

Bci considera importante reconocer el trabajo de excelencia. Por eso se compromete a hacerlo con sus proveedores a través de instancias como el Reconocimiento al Proveedor Destacado y Premio al Colaborador Externo Destacado.

RECONOCIMIENTO PROVEEDOR DESTACADO

En Bci buscamos relaciones de largo plazo, beneficio mutuo, altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia con nuestros Proveedores.

“Reconocimiento Proveedor Destacado”, tiene como objetivo reconocer y destacar el trabajo de nuestros proveedores, quienes cumplen con los más altos estándares de calidad en la entrega sus productos y servicios, realizando un importante aporte a la gestión de Bci.

Este Sello tiene por objeto que nuestros proveedores tengan la posibilidad de dar a conocer públicamente este reconocimiento, otorgado a quienes por su trabajo, altos estándares de calidad, y compromiso con Bci han sido merecedores de esta distinción.
Las categorías que se premian anualmente son:

• Trayectoria destacada
• Innovación y visión de futuro
• Experiencia Clientes
• Responsabilidad Social Empresarial
• Emprendimiento

PREMIO AL COLABORADOR EXTERNO DESTACADO

En 2012, al ya tradicional Premio al Proveedor Destacado de Bci se sumó un estímulo al mejor colaborador externo. Para tal efecto el Banco convoca a sus propios colaboradores a enviar sus candidatos de acuerdo con las categorías en concurso en función a los criterios de Experiencia Bci.

Las categorías que se premian anualmente son:

• Apropiación
• Excelencia
• Compromiso
• Proactividad

Para entregarle a los proveedores una experiencia memorable, Bci promueve y fortalece continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de su proceso de compras, a través de la innovación y poniéndose siempre en el lugar del proveedor.

La Corporación espera que el proveedor comprenda a cabalidad sus derechos y deberes en su relación con Bci, para hacer más transparente y profesional la interacción. Por eso, en el siguiente flujo se detalla en rojo lo que cada proveedor debe exigir de parte de los colaboradores:

El proveedor Bci puede exigir:

• El cumplimiento de todos los compromisos antes descritos.
• La interacción formal de compra en:
  
  • Que se explique claramente los requerimientos de los productos y/o servicios que solicitamos.
  • Que se entregue orden de compra y/o contrato para formalizar los requerimientos antes de que de inicio a sus servicios.
  • Que se le entregue el número de HES o HEM contra la recepción conforme del producto o servicio requerido por Bci y en un máximo de 24 horas, para que se emita la factura y pueda comenzar el proceso de pago.

Si el proveedor encuentra hechos concretos que indiquen que la relación que tiene con Bci no se alinea con sus compromisos detallados en este manual, tiene el derecho de hacer llegar esta situación a través de los canales de comunicación definidos con el propósito de corregir las anomalías que se identifiquen.

ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y RECLAMOS

Bci quiere que sus proveedores se sientan valorados y que las dudas, preocupaciones, solicitudes y reclamos sean siempre atendidas de manera oportuna, mejorando continuamente su relación. Es por eso que pone a disposición los siguientes canales formales de comunicación:

• Portal de Proveedores: www.bci.cl/proveedores
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono Gerencia de Compras: 02 2 6928555

Dentro de 24 horas un Ejecutivo de la Gerencia de Compras se contactará para notificar sobre la recepción del reclamo, aclarar dudas y entregar un plazo de respuesta a la solicitud o reclamo.

Para lograr el propósito de brindar la mejor experiencia, Bci necesita de colaboración por parte de sus proveedores, para que ellos actúen con los mismos estándares de calidad, profesionalismo y transparencia, que se exige para el banco. Por eso nuestros proveedores deben:

CUMPLIR CON EL PERFIL DEL PROVEEDOR BCI

La empresa proveedora y sus socios principales deben mostrar en forma consistente un comportamiento ético y legal intachable, particularmente en materia laboral y de medio ambiente, capacidad de entregar los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con el nivel de calidad de servicio pactado, mantener una moralidad comercial y una situación financiera adecuada, con cabal cumplimiento de sus obligaciones con bancos, proveedores, legales, impositivas y con el personal.

COMPROMETERSE ACTIVAMENTE CON PRINCIPIOS RSE

La empresa proveedora debe comprometerse activamente con los principios de Responsabilidad Social Empresarial para así generar una cadena de influencia que permita el desarrollo del país a través de apoyo permanente a las PYMES y de la sociedad en general. Bci se reserva el derecho de comprobar los estándares de seguridad, cumplimiento laboral y medio ambiental las veces que sea necesario.

TENER ALTOS ESTÁNDARES EN SUBCONTRATACIONES

En el caso de subcontrataciones, el proveedor principal debe actuar con los mismos estándares que Bci fija para interactuar, apoyando a empresas de menor tamaño, y que además estas empresas cumplan con el perfil requerido por el banco mencionado anteriormente.

Adicionalmente, todo Proveedor de Bci debe informar a la Gerencia de Compras Corporativas cuando subcontrate servicios en forma parcial o total con otros Proveedores, y asumir expresamente como propios los eventuales riesgos de incumplimiento de fechas, aspectos laborales o de cualquier otra índole en que pueda incurrir el subcontratista, comprometiéndose a que ello no indicará en la calidad de servicio contratado ni en las fechas pactadas.

ENTREGAR PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD ÓPTIMA

Que los productos o servicios que se brinden a Bci cumplan los más altos estándares de calidad y excelencia, asegurando la continuidad del negocio entre Bci y el proveedor y así ayudando al desarrollo del último.

SER PROACTIVOS EN LOS PROCESOS

Se espera proactividad en la generación de modelos de venta más eficientes y en cualquier iniciativa para mejorar la relación de trabajo.

ACTUAR EN FORMA ÉTICA

Abstenerse de entregar a los colaboradores Bci regalos o incentivos (salvo obsequios o invitaciones de cortesía de pequeño valor intrínseco) que puedan parecer a juicio de otros estar influenciando la toma de una decisión de negocios como consecuencia de aceptar dichos regalos.

Del mismo modo, evitar los conflictos de interés. Los proveedores que tengan alguna relación patrimonial con Bci o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus colaboradores o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán informar obligatoriamente a la Gerencia de Compras Corporativa.

SER FORMALES EN LOS PROCESOS

Contar siempre con las formalidades mínimas en los procesos antes de dar inicio a un servicio, esto se refiere a disponer de la orden de compra y/o contrato firmado.

A su vez, y para contribuir a que Bci también pueda contar con las formalidades necesarias, se solicita respeto al tiempo de respuesta para la formalización de sus contratos de 7 a 12 días hábiles, ya que existen procesos de por medio que justifican dicho plazo.

Así mismo, cumplir con los requisitos pactados, plazos de entrega, y calidad acordada. De no cumplir el Proveedor con la entrega de materiales en óptimas condiciones, éstos serán devueltos, y no se cancelará por ellos. Así mismo, la HES no será entregada hasta que los productos sean entregados a entera conformidad.

CONTAR CON PERSONAL CAPACITADO

Contar siempre con personal calificado para la prestación del servicio que requiere Bci con el fin de cuidar los aspectos de riesgo operacional inherentes a sus procesos de manera de mitigar impactos que puedan afectar el servicio.

La empresa proveedora debe realizar el pago oportuno de remuneraciones, pagos previsionales conforme a la legislación vigente.

RESPETAR LOS PRINCIPIOS DEL PACTO GLOBAL

Los proveedores Bci deben respetar los principios contenidos en el Pacto Global, los cuales el banco adhirió en 2007. Estos son: Derechos Humanos

• Las empresas deben apoyar y respetar la protección de derechos humanos proclamados a nivel internacional.
• Evitar verse involucrados en abusos de DD.HH.

Normas Laborales

• Las empresas deben respetar la libertad de asociación y el reconocimiento de los derechos a la negociación colectiva.
• La eliminación de todas las formas de trabajo forzoso y obligatorio.
• La abolición del trabajo infantil.
• La eliminación de la discriminación respecto del empleo y la ocupación.

Medio Ambiente

• Las empresas deben apoyar la aplicación de un criterio de precaución respecto de los problemas ambientales.
• Adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental.
• Alentar el desarrollo y la difusión de tecnologías inocuas para el medio ambiente.

Anticorrupción

• Las empresas deben actuar contra todas las formas de corrupción, incluyendo la extorsión y el soborno.

ENTREGAR FACTURAS AL ÁREA CORRESPONDIENTES

Los proveedores Bci deben entregar las facturas al área correspondiente para facilitar el proceso de pago. Las áreas destinadas para la recepción de facturas en Bci son la Oficina Unidad y Pago de Facturas ubicada en Agustinas 1661 piso 6 cuando son facturas físicas y el correo [email protected] cuando son formato electrónico. Para facturas electrónicas favor entregar en formato XML.
Ante cualquier duda sobre la entrega de sus facturas se puede contactar con la mesa de consultas del Centro de Pagos al fono 2540 41 60 o en el correo [email protected].

Monitoreo de Proveedores

Por política, los proveedores serán monitoreados en su desempeño, de acuerdo a los criterios definidos por la Corporación y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio contratado al Proveedor. Para aquellos Proveedores que tengan reparos como resultado de su monitoreo se deberá tomar acción de regularización o de término de sus respectivos contratos según corresponda.

Se espera el compromiso de los proveedores para facilitar los monitoreos requeridos y para aclarar o solucionar reparos que sean consecuencia de estos. Para esto, se solicita informar a Bci sobre cualquier cambio en la estructura societaria, domiciliaria o de contactos de la empresa.

Hojas de Entrada de Materiales (HEM): Documento que permite formalizar la recepción conforme del material y da inicio a la facturación por parte del proveedor.

Hojas de Entrada de Servicios (HES): Documento que permite formalizar la recepción conforme del servicio y da inicio a la facturación por parte del proveedor.

Orden de Compra (OC): Documento que formaliza la compra de un material o servicio.

PYMES: Pequeñas y medianas empresas.

SAP: Software de Solución, Aplicación y Producto que el Bci utiliza para gestionar pagos.

Sello Pro PYME: sello obtenido por Bci en 2011 el cual reconoce a las compañías que pagan a sus proveedores pymes en un plazo no mayor a 30 días corridos.

Solicitud de Pedido (Sol Ped): Formulario que se completa en el Sistema SAP para ingresar una solicitud de compra.